こんにちは、ざくろれもんです。
職場で上司に報告しても、なんだか伝わっていない･･･
「結局何が言いたいの？」とよく言われる
「もう一度最初から説明して」なんてことも度々ある･･･
あなたも、こんな経験ありませんか？
相手に話を伝えるために、特別な技術は必要ありません。
簡単な「ルール」を知っているだけで、あなたの話は格段に伝わりやすくなります。
あなたが聞き手になったときも、『あの人の話は分かりにくい』と思うことありますよね。
この記事を読み終わる頃には、なぜ相手に話が伝わらなかったのか、そして伝えるためにどうしたら良いのか理解できます。
なぜ相手に話が伝わらないのか
まず、相手に話が伝わらない原因を考えてみましょう。
まずは以下の２つ
- 相手に原因がある場合
- 自分に原因がある場合
話が伝わらない原因は「相手」なのか「自分」なのかを確認しましょう。
相手に原因がある場合
まず、相手側（聞き手）に原因がある場合です。
あなたも聞き手になったつもりで考えてみてください。
- そもそも話を聞く気がない
- 話す内容が難しく、相手が聞くことに集中できていない
- 他の考え事をしていて、ながら聞きしてしまう
こんなときに、『この人の言っていることが分からない』という状況になりますよね。
聞き手側をどうにかコントロールする方法もあるのですが、今回は次に挙げる「自分に原因がある場合」について詳しく説明します。
自分に原因がある場合
あなたが気になるのは「自分に原因がある場合」ですよね？
まず次の文章に目を通してください。
「〇〇課長！A社から急に電話がありまして･･･B社の商品も試してみたいから今回の納品数を減らしてくれとのことでした。我が社の商品も負けていないので、このままの数でどうにか！とお願いしたのですが、先方はどうしても減らしてくれとのことでした。そこで、今後の方針をご相談したいのですが･･･。」
はい、極端な例ですが実際のビジネス現場でも、こういった話し方をする人を見てきました。
文字に起こしたのである程度は理解できると思います。
これを会話でやられると聞き手側はとても辛いです。
この報告を聞いた課長さんもポカーンですよ。
まず、前振りが長いので聞き手側は頭の中で答えを見つけにいきます。
すると当然ですが、話の内容が頭に入ってきません。
では、どういった話の道筋を立てたら良いのか、どういったルールに沿って話せば良いのか。
以下で詳しく解説していきます。
相手に伝わる話し方とは
ここから「結局何が言いたいの？」と言われないための、話し方のルールについてお話します。
それでは１つずつ見ていきましょう。
１．結論から話す
必ず結論から話してください！
出来ている人は読み飛ばしてもらっていいのですが、できていない人は今すぐ「結論」から話す癖をつけましょう。
「結論」⇒「詳細」の流れが、相手に話を伝えるのに効果的です。
慣れないうちは、これだけ気を付けていればいいです。
これができないと、聞き手は頭の中で「何についての話なのか」を探します。
その結果「もう一度最初から説明してくれない？」と言われてしまうことも。
先の例文では
「〇〇課長、A社への懸念が発生したのでご相談があります。」
これが真っ先に伝えること、そしてこの話の結論になります。
２．話の内容を全て伝えない
「上司に全て報告するのが部下の仕事だ！」とか「全て報告しておかないと不安だ」という人もいらっしゃるでしょう。
しかし、果たしてそうでしょうか？
例えばあなたが家電量販店で新しいスマホを購入しようとしています。
相手の説明を受けた後に、気になることは質問しますよね？
店員さんが１から10まで説明していたら、聞いている私たちは疲れてしまいます。
その中に含まれる、自分にとってどうでもいい情報を伝えられても迷惑でしかありません。
ビジネス現場でも同様に、あなたが１から10まで説明していたら、相手は疲れてしまいますよ。
まずは結論から話す。
結論を伝えた後に、相手が知りたい情報があれば質問するでしょう。
最初は不安に思うかもしれませんが、全て伝える必要はないのです。
３．事実と解釈を分ける
簡単に言うと「目の前で起こった事実」と「あなたがその時に感じ、考えたこと」を切り離してください。
事実：今日は雨が降っている
解釈：じとじとして憂鬱だ
プライベートでは「今日は雨だからじとじとして憂鬱だね」で構いません。
しかし、ビジネスになると「じとじとして憂鬱だね」は、切り捨て候補になります。
例えば上司に「A社へのサービス導入の件、どうなってる？」と聞かれたとしましょう。
進捗の30％しか進んでいない事実を伝えるときに自分の解釈を入れてしまうと、
「先方の担当者が優柔不断といいますか、あまり進んでいません。精一杯頑張ったのですが、進捗は30％ほどです。」
相手が知りたいのは「今どのくらい進んでるのか？」これに対する答えです。
事実である「進捗は30％ほどです」これで十分です。
話し方は努力次第で向上する
初めは意識していないと難しいと思います。
意識していてもすぐにできる人は、ほとんどいません。
ですが、この話し方が自然とできるようにしてください。
いきなり職場で実践するのが難しいという方は、家族や友人に練習相手になってもらいましょう。
仕事のできるビジネスマンは息をするように出来ています。
練習次第で、あなたもきっとできます。
最後に
いかがでしたか？
「結局何が言いたいの？」と言われない話し方のポイントをおさらいすると
- 結論から話す
- 話の内容を全て伝えない
- 事実と解釈を分ける
特に１番の「結論から話す」だけでも、意識してみるといいですよ。
それでは、最初に紹介した例文を伝わりやすく話すと、どのような話し方になるのか考えてみましょう。
もう一度、最初に紹介した例文を見てみます。
「〇〇課長！A社から急に電話がありまして･･･B社の商品も試してみたいから今回の納品数を減らしてくれとのことでした。我が社の商品も負けていないので、このままの数でどうにか！とお願いしたのですが、先方はどうしても減らしてくれとのことでした。そこで、今後の方針をご相談したいのですが･･･。」
ん～、相変わらずごちゃごちゃしていますね。
それでは今回の内容を踏まえて「伝わりやすい話し方」をしてみます。
「〇〇課長、A社への懸念が発生したのでご相談があります。」
うん？何があったの？
「実はA社から納品数を減らして欲しいと連絡がありました。」
何か理由は言ってた？
「B社の商品が気になっているようで、そちらも試してみたいと。」
君はどう思う？
「我が社の商品にはB社にはない〇〇という強みが･･･」
こんな感じでいかがでしょう？
毎回このようなスムーズな流れになるわけではありませんが、「何がいいたいの？」や「最初からもう一度説明して」なんてことは言われなくなります。
是非、明日から実践してみてください。
